Maak protocol voor digitale communicatie
Wat ging er mis
Er was vooraf geen duidelijk beleid over werkgerelateerde berichten op privételefoons.
Preventieve aanpak
Bestuursorganen hadden vooraf duidelijke werkprotocollen kunnen opstellen rond het gebruik en de archivering van werkgerelateerde digitale berichten (sms/WhatsApp), zowel op zakelijke als privéapparaten. Dit voorkomt dat er onduidelijkheid ontstaat bij Wob-verzoeken, waardoor juridische procedures worden vermeden.
Citaat uit uitspraakletterlijk
"De rechtbank heeft hierbij terecht overwogen dat het aan het bestuursorgaan als werkgever is om te beslissen hoe in de verhouding met de werknemers die onder de verantwoordelijkheid van dat bestuursorgaan vallen hieraan uitvoering wordt gegeven. Anders dan de minister betoogt valt niet in te zien waarom de werkgever hiertoe geen mogelijkheden heeft bijvoorbeeld door het opstellen van werkprotocollen voor de omgang met berichten op telefoons. Hierbij kan worden omschreven hoe moet worden omgegaan met berichten die het werk betreffen."
Escalatietrap van Glasl
Het conflict begon met onzekerheid over de toepasselijkheid van de Wob op nieuwe vormen van communicatie. Doordat er vooraf geen heldere afspraken of protocollen waren, liep het uit op een juridisch geschil. Als direct bij de introductie van digitale communicatie kanalen een protocol en heldere verwachtingen waren geformuleerd, zou escalatie waarschijnlijk zijn voorkomen.
Due diligence
Het ontbreken van een systematische inventarisatie van gebruikte communicatiekanalen en de opslag/archivering daarvan betekent dat er essentiële risico's over het hoofd zijn gezien. Vroegtijdige inventarisatie en inrichting van beheerprocessen voor digitale berichten zou dit probleem vóór zijn geweest.
Van RSP naar UIA paradigma
De minister nam een formeel-juridisch standpunt in (berichten vallen niet onder Wob), terwijl een belangengerichte, integratieve benadering (samen zoeken naar praktische werkinstructies) escalatie had kunnen voorkomen.
