Aanzegging via portaal zonder notificatiebewijs kost werkgever maandsalaris

Wie een aanzegging via een HR-portaal doet, moet later kunnen laten zien dát en hóé de werknemer daarvan bericht kreeg. Deze werkgever wist ter zitting niet uit te leggen of het ging om een bericht in de app, een e-mail of een pushmelding, en had geen enkel exemplaar bij de hand. De aanzegtermijn is een strikte fatale termijn: één dag te laat kost een maandsalaris, en herstel achteraf kan niet. De onderliggende denkfout zit in de gelijkstelling van 'geregistreerd in het systeem' met 'bezorgd bij de werknemer'. Voor de HR-afdeling voelt het plaatsen in Afas als afgerond werk; juridisch begint dan pas de vraag of het bericht de werknemer heeft bereikt. Screenshot de notificatie op het moment van verzending, of stuur daarnaast een e-mail of aangetekende brief, zodat je bij betwisting niet met een leeg dossier staat.

De werkgever schreef eerst dat de brief was 'geregistreerd en verstuurd', daarna dat 'de brief uitdienst is geregistreerd en de bevestiging is verstuurd', en pas ter zitting bleek dat er nooit een brief per post is gegaan maar dat het stuk in het portaal was geplaatst. Elke wisseling in het verhaal maakt de rechter argwanender en de eigen positie zwakker. De denkfout zit in het invullen van herinneringen: wie in januari op 'verzonden' klikt, gaat er in april van uit dat er dus een brief de deur uit is gegaan. Wie voor het opstellen van een verweerschrift eerst nagaat wélke handeling er feitelijk is verricht (post, mail, portaalupload, met of zonder notificatie), voorkomt dat het verhaal ter zitting alsnog moet worden bijgesteld. Dat bijstellen is hier fataal geweest voor de geloofwaardigheid.

De werknemer voerde ter zitting aan dat hij nooit was gewaarschuwd voor het negatieve saldo en geen gelegenheid had gehad om extra te werken. De rechter kaatst dat terug: het saldo stond op de salarisstroken, dus dat het negatief werd had de werknemer zelf moeten zien. Wie meer verlof opneemt dan is opgebouwd, krijgt in feite een renteloze voorschot dat bij einde dienstverband opeisbaar wordt. Een salarisstrook lezen we vaak alleen op het brutobedrag onderaan; de verlofregel eronder is voor veel werknemers ruis. Precies daar zit het risico. Wie ziet dat het saldo negatief kleurt, kan op dat moment een gesprek beginnen over inhalen of aanpassen van de planning. Achteraf, na de laatste werkdag, is die ruimte er niet meer en resteert alleen terugbetalen tegen het uurloon.

De werkgever leunde voor haar tegenverzoek op één regel op de maartloonstrook: 91,75 uur negatief. Toen die werd betwist, kon zij alleen de opbouw en opname aantonen, samen goed voor 53,27 uur. De 23,92 uur flexverlof bleef onderbouwd en 14,56 uur was zelfs voor de rechter niet te herleiden. Gevolg: bijna de helft van de vordering weg. Wie een vordering baseert op een totaal uit een systeem, gaat er impliciet vanuit dat dat totaal spreekt voor zichzelf. Zodra de wederpartij het cijfer betwist, moet elke component los te reconstrueren zijn: welke uren zijn opgebouwd, welke opgenomen, en waar komt elke aftrek vandaan. Loop een tegenvordering intern door met een collega die het dossier niet kent: kan die uit de stukken de optelsom maken, dan houdt hij ook bij de rechter stand.